거래별로 어떤 증빙을 수취해야 할까

[출처]help.jobis.co/hc/ko/articles/360000441201-13-%EA%B1%B0%EB%9E%98%EB%B3%84%EB%A1%9C-%EC%96%B4%EB%96%A4-%EC%A6%9D%EB%B9%99%EC%9D%84-%EC%88%98%EC%B7%A8%ED%95%B4%EC%95%BC-%ED%95%A0%EA%B9%8C

13. 거래별로 어떤 증빙을 수취해야 할까

 

오랜만에 김마이씨로부터 연락이 왔습니다. 악세사리를 납품해주는 거래처 사장님이 곧 결혼한다는 소식을 듣고 사업자통장에서 축의금을 인출해서 지급하려고 하는데 이 비용에 대해서도 증빙을 수취해야 하는지 궁금해진 것입니다. 축하의 의미로 전달한 돈에 대해서 세금계산서를 떼 달라고 할 수는 없는 노릇이니까요... 그렇다고 개인적인 비용으로 처리하려니 원활한 업무관계 유지를 위한 목적으로 지출하는 돈인데 사업상 경비로 비용처리하는 것이 맞지 않을까 하는 것이 김마이씨의 생각이었습니다. 김마이씨는 이 경우 증빙을 어떻게 수취해야 하는지 문의주시면서 경조사비 외에도 사업을 하다 보면 적격증빙을 어떻게 수취해야 할지 모르겠는 거래들이 많이 있다며 도움을 요청하셨습니다.

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https://help.jobis.co/hc/ko/articles/360000326802

 

 

직원이나 거래처에게 경조사비를 지급하는 경우 청첩장 혹은 부고장(모바일 이미지도 가능)에 금액을 기재해서 보관합니다. 다만, 거래처에게 지급하는 경조사비가 20만 원을 초과하는 경우에는 적격증빙을 수취하셔야 하고, 적격증빙을 수취하지 못한다면 비용으로 회계처리는 가능하나 세무 신고 시에는 전액 비용으로 인정받을 수 없습니다.

<축의금 증빙 예시>
한국세무사회 전산세무회계 NCS 기반 교육교재 발췌

 

 

1) 사업자로부터 구입(임차)하는 경우
세금계산서 등의 적격증빙을 수취합니다. 적격증빙을 수취하지 않았다면 거래사실을 확인할 수 있는 매매계약서(임대차계약서)를 수취하셔서 보관하시기 바랍니다.

<부동산 임대차계약서 예시>
한국세무사회 전산세무회계 NCS 기반 교육교재 발췌

※ 자비스 세무지원 고객의 경우 부동산 매매(임대차)계약서는 자비스 어플리케이션으로 업로드하지 마시고 결산 및 법인세(개인사업자의 경우 종합소득세) 신고 시 업무현황게시판 및 법인세 자료제출 페이지로 업로드해주시기 바랍니다.

2) 사업자가 아닌 개인으부터 구입(임차)하는 경우
대금 지급을 증명할 수 있는 계약서, 송금영수증, 입금표 등을 받아서 보관합니다. 사업자가 아닌 개인으로부터 매입하는 경우 거래사실을 증명할 수만 있다면 적격증빙을 수취하지 않아도 증빙불비가산세가 적용되지 않습니다.

3) 공인중개사에게 지급하는 중개수수료
건당 금액이 3만 원을 초과하는 경우 세금계산서 등의 적격증빙을 수취합니다.

4) 법무사에게 지급하는 등기대행수수료
건당 금액이 3만 원을 초과하는 경우 세금계산서 등의 적격증빙을 수취합니다.

5) 구청에 납부하는 건물 구입 취득세
적격증빙 수취 의무가 없으므로 구청에서 발급해주는 납부영수증 등을 수취하시면 됩니다.

 

 

임직원에게 지급하는 급여, 일용근로자에게 지급하는 급여, 인적용역에 대한 대가로 사업소득자, 기타소득자에게 지급하는 급여는 소득세법 규정에 의하여 소득세를 원천징수한 후 지급해야 하며 세금계산서 등의 적격증빙을 수취해야 하는 대상이 아닙니다. 실무상 인건비 지출 증빙은 원천징수영수증과 지급명세서의 제출로 이루어지므로, 원천징수를 적법하게 진행하고 원천세 신고와 지급명세서 제출을 기한에 맞춰 진행하는 것으로 적격증빙의 수취를 대신할 수 있습니다.

<근로소득 원천징수영수증/지급명세서 예시>
한국세무사회 전산세무회계 NCS 기반 교육교재 발췌

소득세, 지방소득세 납부 영수증은 인건비 지급에 대한 증빙이 아니고, 인건비 지급으로 인해 발생하는 원천세를 과세관청에 납부했다는 것을 증명할 수 있는 서류입니다.
※ 자비스 세무지원 고객의 경우 소득세, 지방소득세 납부 영수증은 별도로 전달 주지 않으셔도 됩니다.

<소득세 납부 영수증 예시>
한국세무사회 전산세무회계 NCS 기반 교육교재 발췌

<지방소득세 납부 영수증 예시>
한국세무사회 전산세무회계 NCS 기반 교육교재 발췌

 

 

기부금은 세금계산서 등의 적격증빙을 수취해야 하는 대상이 아닙니다. 그러나 사업 비용으로 인정받기 위해서는 기부금을 수령한 단체로부터 기부금 영수증을 받아서 보관하셔야 합니다.

<기부금 영수증 예시>
한국세무사회 전산세무회계 NCS 기반 교육교재 발췌

※ 자비스 세무지원 고객의 경우 기부금 영수증은 자비스 어플리케이션으로 업로드하지 마시고 결산 및 법인세(개인사업자의 경우 종합소득세) 신고 시 업무현황게시판으로 업로드해주시기 바랍니다.

 

 

1) 사업자로부터 취득한 경우
세금계산서 등의 적격증빙을 수취합니다.

2) 사업자가 아닌 개인으로부터 취득한 경우
대금 지급을 증명할 수 있는 계약서, 송금영수증, 입금표 등을 받아서 보관합니다. 사업자가 아닌 개인으로부터 차량을 취득하는 경우 거래사실을 증명할 수만 있다면 적격증빙을 수취하지 않아도 증빙불비가산세가 적용되지 않습니다.

3) 차량 구입 시 부담하는 취득세
적격증빙 수취 의무가 없으므로 구청에서 발급해주는 납부영수증 등을 수취하시면 됩니다.

<취득세 납부서 겸 영수증 예시>
한국세무사회 전산세무회계 NCS 기반 교육교재 발췌

4) 공채 매입 관련 금액
차량 구입과 함께 공채를 매입할 때 채권매입 확인증을 수취하여 보관합니다. 그리고 매입한 채권을 은행 등에 즉시 매도하여 현금화(공채할인)한 경우 은행 등으로부터 공채할인 영수증을 수취하면 됩니다.

<채권매입 확인증, 공채할인 영수증 예시>
한국세무사회 전산세무회계 NCS 기반 교육교재 발췌

※ 자비스 세무지원 고객의 경우 채권매입 확인증, 공채할인 영수증 등은 자비스 어플리케이션으로 업로드하지 마시고 결산 및 법인세(개인사업자의 경우 종합소득세) 신고 시 업무현황게시판으로 업로드해주시기 바랍니다.

5) 차량 렌트 및 리스의 경우
건당 금액이 3만 원을 초과하는 경우 세금계산서 등의 적격증빙을 수취합니다. 정확한 회계처리를 위해서 차량렌트(리스)계약서와 상환내역서(상환스케줄표) 등을 별도로 보관하고 계시는 것이 좋습니다.

<차량리스 상환내역서 예시>

※ 자비스 세무지원 고객의 경우 차량렌트(리스) 계약서와 상환내역서(상환스케줄표) 등을 자비스 어플리케이션으로 업로드하지 마시고 결산 및 법인세(개인사업자의 경우 종합소득세) 신고 시 업무현황게시판으로 업로드해주시기 바랍니다.

6) 주차위반, 교통위반 벌금 및 과태료, 고속도로 통행료
적격증빙 수취 대상이 아니므로 납부 영수증 등을 수취하면 됩니다.

<고속도로 통행료 영수증 예시>
한국세무사회 전산세무회계 NCS 기반 교육교재 발췌

<범칙금 영수증 예시>
한국세무사회 전산세무회계 NCS 기반 교육교재 발췌

 

 

수표·어음, 채권, 상품권, 기프트카드, 교통카드, 고속도로카드, 하이패스카드(충전료 포함) 등의 유가증권은 부가가치세법상 재화나 용역에 해당되지 않으므로 적격증빙 수취대상이 아닙니다. 따라서 매입사실을 입증할 수 있는 영수증을 수취하여 보관하면 됩니다. 다만, 수표, 어음, 채권, 상품권, 기프트카드는 실제 사용 시 사용처 및 사용일자, 금액을 내부적으로 기록 관리하셔야 합니다.

<하이패스카드 영수증 예시>
한국세무사회 전산세무회계 NCS 기반 교육교재 발췌

※ 자비스 세무지원 고객의 경우 수표, 어음, 채권, 상품권, 기프트카드 영수증에 대해서는 자비스 어플리케이션으로 업로드하지 마시고 결산 및 법인세(개인사업자의 경우 종합소득세) 신고 시 업무현황게시판으로 업로드해주시기 바랍니다. 그리고 실제 사용 시 사용처 및 사용일자, 금액을 내부적으로 기록 관리하신 내역도 있으시면 함께 업로드 부탁드립니다.

 

 

전신·전화요금, 인터넷사용료, 전용회선사용료, 팩스사용료의 경우에는 청구서가 일반세금계산서 양식은 아니지만 국세청으로부터 승인을 받은 세금계산서입니다. 청구서에 공급가액과 부가가치세가 구분되어 기재되어 있고, 공급하는 자, 공급받는 자의 사업자등록번호가 표기되어 있는 경우 부가세매입세액 공제를 받을 수 있습니다. 따라서 별도로 다른 적격증빙을 수취할 필요 없이 해당 청구서를 증빙으로 보관하고 계시면 됩니다.

<전화요금, 인터넷전용선 청구서 예시>
한국세무사회 전산세무회계 NCS 기반 교육교재 발췌

등기우편료, 일반우편료, 소포비 등은 우체국 접수 후 발급되는 영수증을 수취하면 됩니다. 국가 및 지방자치단체와의 거래 시에는 적격증빙 규정이 적용되지 않기 때문입니다. 그러나 우체국택배는 사계약에 의해 발송하는 것이므로 적격증빙서류를 수취해야 합니다.

<우체국 영수증 예시>
한국세무사회 전산세무회계 NCS 기반 교육교재 발췌

 

 

재화 또는 용역을 수입하는 경우 인보이스 혹은 수입신고필증을 수취하여 보관하셔야 합니다.

<수입신고필증 예시>
한국세무사회 전산세무회계 NCS 기반 교육교재 발췌

※ 자비스 세무지원 고객의 경우 인보이스, 수입신고필증은 자비스 어플리케이션으로 업로드하지 마시고 결산 및 법인세(개인사업자의 경우 종합소득세) 신고 시 업무현황게시판으로 업로드해주시기 바랍니다.

 

 

이자소득 또는 배당소득을 수령할 때 소득금액에서 원천징수된 금액을 수령하게 됩니다. (단, 소득자가 법인인 경우 배당금은 원천징수되지 않습니다.) 원천징수된 금액을 수령하는 것은 소득자의 입장에서 이자, 배당수익에 대한 소득세를 선납한 것이 되므로, 이 세액은 법인세(개인의 경우 종합소득세) 신고 시 차감할 수 있습니다. 따라서 이자소득, 배당소득이 발생했을 때는 선납된 세액을 확인할 수 있는 이자·배당소득 원천징수영수증을 수취하여 보관하시기 바랍니다.

<이자 배당소득 원천징수영수증 예시>
한국세무사회 전산세무회계 NCS 기반 교육교재 발췌

※ 자비스 세무지원 고객의 경우 이자배당소득 원천징수영수증을 자비스 어플리케이션으로 업로드하지 마시고 법인세(개인사업자의 경우 종합소득세) 신고 시 업무현황게시판으로 업로드해주시기 바랍니다.

 

 

간혹 거래명세서, 입금표, 수입결의서, 지출결의서 등이 증빙이 될 수 있는지 문의 주시는 분들이 계시는데요, 이 서류들은 내부 관리를 목적으로 작성하는 서식이며 모두 법적으로 인정하는 증빙은 아닙니다. 거래명세서는 거래가 있었다는 사실을, 입금표는 돈을 받았다는 사실을, 지출결의서는 회사에서 지출을 했다는 사실을 입증하는 증빙일 뿐 거래를 입증하기 위해서는 추가적으로 증빙이 필요한 경우가 대부분이죠.

사업을 하다 보면 무수히 많은 형태의 거래들이 발생합니다. 위 예시들은 극히 일부분에 불과할 정도로요. 글을 읽어보시면 아시겠지만 적격증빙을 수취할 수 있는 상황이라면 적격증빙을 수취하는 것이 무엇보다 중요하고, 불가피하게 적격증빙 수취가 불가능하더라도 거래를 입증할 수 있는 서류들을 꼭 구비해두는 것이 좋습니다.

김마이씨는 사업자통장에서 축의금 20만 원을 인출하였고, 전달받은 청첩장에 금액을 인출한 날짜와 20만 원을 메모하여 보관하고 있다고 합니다. 귀찮고 번거로운 업무지만 증빙을 보관하는 것은 사업을 하는 데 있어서 너무나도 중요한 일입니다. 꼼꼼히 증빙을 수취하고 보관하는 습관을 가지시고, 억울하게 비용을 부인 당하는 일이 없으시길 바랍니다. 그럼, 다음 글에서 또 만나요!